5月13日上午，学校在第一会议室召开2025年田径运动会协调会议，学校副校长王亭、荆雪宁出席会议并讲话，相关部门负责人参会。王亭主持会议。

会上，公共教学部体育教研室主任田野就运动会的筹备进程进行汇报，本届赛事在传承竞技精神的基础上锐意创新，教工组特别融入投壶、8字跳绳、袋鼠跳跳跳等趣味项目，实现了体育竞技与文化娱乐的深度融合;首次引入电子仲裁系统，以科技赋能赛事公正性，并突破传统年级分组模式，对标本科高校赛事规格进行系统升级。团委副书记姜宏斌汇报了运动会开幕式的准备情况，对开幕式的流程、文艺表演等环节进行详细说明;公共教学部副主任杜留成对各相关部门的具体工作进行安排部署，与会人员立足岗位职能，针对医疗保险、会场安全、膳食供应等重点环节进行交流。

荆雪宁在讲话中对各部门前期的筹备工作给予充分肯定，她强调，作为校园年度最具规模与影响力的体育盛会，运动会承载着学校领导班子的殷切期望与全校师生的热切期待。各工作组要密切沟通、充分协作，强化跨部门联动，以精细化管理确保赛事程序规范、运转流畅;要树立风险意识，通过前瞻性研判与科学化预案，筑牢赛事安全防线;更要以倒排工期的方式对筹备工作进行梳理优化，以主动担当的精神深化沟通协作，共同推动本届运动会圆满收官、绽放光彩。

王亭对赛事过程中的学生管理工作提出具体要求，他表示学管系统全体工作人员要通过科学的组织、规范的流程做好赛事期间的学生管理工作，确保本届运动会圆满成功，为校园文化建设注入新的活力。